Người quê Hàm Thuận đang làm ăn ở TP.HCM, Đồng Nai, hay ở nước ngoài, phần lớn có thể lo giấy tờ ở quê mà không phải về: nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID, nhận kết quả qua bưu điện, hoặc lập văn bản uỷ quyền cho người nhà ở quê làm thay. Chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký có thể làm ở xã, phường nơi bạn đang ở, không bắt buộc về quê.
Chỉ một số việc buộc bạn có mặt: đăng ký kết hôn, thu nhận vân tay làm căn cước, ký văn bản thừa kế, chuyển nhượng đất mà không uỷ quyền. Với các việc này, lên kế hoạch về quê một chuyến, chuẩn bị đủ giấy tờ trước để làm gọn trong một hai ngày.
Bài này dành cho những người con xứ thanh long đi xa: chuyện cha mẹ ở Hàm Liêm cần sang tên đất, em ở Tân Thành cần giấy khai sinh bản sao, bản thân cần xác nhận độc thân để cưới ở nơi làm việc. Mỗi việc một lối, chọn đúng lối đỡ được cả trăm cây số đi về.
Việc nào làm trọn trên mạng được
Từ khi dữ liệu dân cư và hộ tịch được kết nối, một loạt thủ tục đã nộp trực tuyến toàn trình: đăng ký khai sinh, khai tử, trích lục bản sao giấy tờ hộ tịch, xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký thường trú, tạm trú, thông báo lưu trú, cấp lại thẻ bảo hiểm y tế, một số thủ tục trợ cấp. Bạn đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID mức 2, chọn đúng cơ quan thực hiện là xã, phường ở quê theo tên mới, khai mẫu và tải ảnh chụp giấy tờ.
Điều kiện để làm trọn trên mạng là thông tin của bạn trên dữ liệu dân cư phải đúng, và giấy tờ cần nộp phải có bản điện tử hợp lệ. Bản chụp điện thoại của giấy tờ thường chỉ dùng được cho thủ tục không đòi bản sao chứng thực; với thủ tục đòi bản sao chứng thực, bạn cần chứng thực điện tử hoặc nộp bản giấy.
Kết quả có thể trả bằng bản điện tử trong kho dữ liệu cá nhân trên cổng dịch vụ công, bản giấy gửi qua bưu điện, hoặc bản giấy để người nhà nhận tại xã. Nhiều người chọn gửi về địa chỉ đang ở để tự giữ; nếu kết quả để dùng ở quê, chọn gửi về nhà cha mẹ.
Lệ phí trực tuyến nộp qua các kênh thanh toán gắn với cổng, không phải chuyển khoản cho cá nhân nào. Ai nhắn tin xưng cán bộ, đề nghị bạn chuyển tiền để "đẩy nhanh hồ sơ ở quê" là dấu hiệu lừa đảo.
Chọn lối nào cho từng việc
Bảng định hướng cho những việc người đi xa hay gặp. Có thủ tục thay đổi theo thời gian, nên kiểm lại trên cổng trước khi làm.
| Việc cần làm ở quê | Lối nên chọn | Lưu ý |
|---|---|---|
| Xin bản sao giấy khai sinh, giấy kết hôn | Trực tuyến, nhận qua bưu điện | Ghi rõ nơi đăng ký ban đầu theo tên xã cũ |
| Khai tử cho cha mẹ mất ở quê | Người nhà ở quê đi khai, hoặc nộp trực tuyến | Cần giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế |
| Xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn ở nơi làm | Trực tuyến tới xã nơi thường trú | Ghi rõ mục đích sử dụng |
| Sang tên đất của cha mẹ cho mình | Về ký hoặc uỷ quyền có công chứng | Hợp đồng tặng cho phải công chứng, chứng thực |
| Ký văn bản phân chia thừa kế | Về ký, hoặc uỷ quyền có công chứng | Thiếu một người thừa kế, hồ sơ đứng lại |
| Làm căn cước | Làm ở nơi đang ở | Không phải về quê |
| Đăng ký kết hôn | Phải có mặt cả hai | Không được uỷ quyền |
| Thủ tục trợ cấp cho cha mẹ già | Người nhà nộp ở xã, hoặc trực tuyến | Cha mẹ có thể cần có mặt để xác minh |
Lưu ý về tên xã: hồ sơ trực tuyến chọn theo xã mới. Ví dụ cha mẹ ở Đông Tiến cũ thì chọn xã Đông Giang; ở Hàm Chính cũ thì chọn xã Hàm Liêm. Chọn nhầm là hồ sơ bị chuyển trả.
Chứng thực: làm ở đâu cũng được
Chứng thực bản sao từ bản chính. Làm được tại UBND bất kỳ xã, phường nào, tổ chức hành nghề công chứng, hoặc một số cơ quan khác theo quy định, không phụ thuộc nơi cư trú. Người ở TP.HCM có thể chứng thực ngay tại phường mình ở, khỏi gửi bản chính về quê. Bản sao chứng thực có giá trị thay bản chính trong giao dịch.
Chứng thực điện tử. Nhiều nơi đã cung cấp chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, kết quả là tệp có chữ ký số, dùng nộp hồ sơ trực tuyến. Hỏi trung tâm phục vụ hành chính công nơi bạn ở có làm việc này không.
Chứng thực chữ ký. Dùng cho giấy uỷ quyền đơn giản không có thù lao, đơn từ, bản cam kết. Người ký phải ký trước mặt người chứng thực. Lưu ý giấy uỷ quyền liên quan đến bất động sản thường phải công chứng hoặc chứng thực hợp đồng uỷ quyền, không chỉ chứng thực chữ ký.
Chứng thực hợp đồng liên quan đến đất. UBND xã nơi có đất chứng thực hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất; ngoài ra có thể công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Với đất ở Hàm Thuận, chứng thực phải làm ở xã nơi có đất, còn công chứng thì chọn tổ chức công chứng trong tỉnh.
Uỷ quyền cho người nhà ở quê: làm đúng để không bị trả
Uỷ quyền là lối phổ biến nhất cho việc lớn như sang tên đất, nhận tiền bồi thường, làm thủ tục thừa kế. Trình tự an toàn:
- Xác định rõ việc cần uỷ quyền và thủ tục đó có cho uỷ quyền không. Kết hôn, một số việc nhân thân không cho uỷ quyền.
- Chọn hình thức: hợp đồng uỷ quyền công chứng (thường bắt buộc khi liên quan đất đai, nhà cửa), hoặc giấy uỷ quyền chứng thực chữ ký (cho việc đơn giản).
- Ghi nội dung cụ thể: thửa đất số mấy, tờ bản đồ, giấy chứng nhận số, phạm vi được làm gì, có được nhận tiền không, thời hạn. Uỷ quyền chung chung "toàn quyền" dễ bị từ chối hoặc gây rủi ro.
- Ký tại tổ chức công chứng nơi bạn đang ở; người nhận uỷ quyền ở quê có thể ký phần của mình tại tổ chức công chứng khác, theo trình tự công chứng hợp đồng ở hai nơi.
- Gửi bản chính về quê bằng bưu điện có báo phát, giữ lại bản sao.
- Người ở quê mang bản chính uỷ quyền và căn cước của mình đến trung tâm phục vụ hành chính công của xã để làm thủ tục.
Người đang ở nước ngoài lập uỷ quyền tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, hoặc lập tại cơ quan nước ngoài rồi hợp pháp hoá lãnh sự, dịch sang tiếng Việt. Thời gian chuẩn bị mất vài tuần, nên tính trước.
Khi buộc phải về quê: chuẩn bị cho một chuyến
Một số việc như ký văn bản phân chia di sản mà các anh chị em không muốn uỷ quyền, đăng ký kết hôn với người ở quê, hay khi cha mẹ cần con có mặt để làm hồ sơ chung, bạn phải về. Đường về Hàm Thuận từ TP.HCM nay có cao tốc nên đi lại thuận hơn trước, nhưng một chuyến vẫn tốn ngày nghỉ, nên chuẩn bị kỹ để không phải về lần hai.
Trước khi về, gọi cho người nhà hỏi giờ làm việc của trung tâm xã, đặt lịch trực tuyến nếu có; tra thành phần hồ sơ; nhờ người nhà kiểm trước giấy tờ gốc ở nhà như sổ đất, giấy khai sinh, có rách, sai, thiếu gì không. Nếu cần chứng thực bản sao, làm sẵn ở nơi đang ở cho nhanh.
Tránh về vào những tuần cao điểm như sát Tết, khi trung tâm hành chính xã đông người làm giấy tờ cuối năm, và tránh trùng lịch nghỉ lễ. Nếu thủ tục cần nhiều người cùng ký, như thừa kế, hẹn tất cả cùng ngày, báo trước cho tổ chức công chứng để họ chuẩn bị dự thảo văn bản.
Giúp cha mẹ già ở quê làm giấy tờ từ xa
Nhiều cha mẹ ở các xã như Hàm Trí, Hàm Phú, Mỹ Thạnh cũ sống một mình, không dùng điện thoại thông minh. Bạn có thể tạo tài khoản VNeID cho cha mẹ khi họ ra công an xã, rồi dùng tài khoản của chính mình để nộp hồ sơ cho người thân trong những thủ tục cho phép nộp thay, hoặc hướng dẫn cha mẹ qua video từng bước.
Với việc nhận lương hưu, trợ cấp, bảo hiểm xã hội của cha mẹ, có thể đăng ký nhận qua tài khoản ngân hàng hoặc uỷ quyền nhận theo quy định của cơ quan bảo hiểm xã hội. Đừng để cha mẹ giao giấy tờ, mã xác thực cho người lạ đến nhà xưng là cán bộ hỗ trợ.
Cuối cùng, hãy biết ai là cán bộ phụ trách ở thôn, ai là trưởng thôn. Ở nông thôn Hàm Thuận, trưởng thôn và tổ dân vận vẫn là đầu mối nhanh nhất để biết thông báo của xã, lịch làm căn cước lưu động, lịch chi trả trợ cấp, và nhờ hỗ trợ khi cha mẹ cần làm việc gì gấp.
Những sai lầm làm hỏng việc của người ở xa
Uỷ quyền miệng cho anh em trong nhà. Ở quê, chuyện "anh hai lo giùm" là bình thường, nhưng cơ quan nhà nước chỉ nhận uỷ quyền bằng văn bản đúng hình thức. Thiếu văn bản, người ở quê đi mấy lần cũng bị trả hồ sơ, và về sau dễ sinh hiểu lầm giữa anh em khi liên quan đến đất vườn, tiền bồi thường.
Gửi bản gốc giấy tờ quan trọng qua người quen đi xe khách. Sổ đỏ, giấy khai sinh gốc thất lạc trên đường là chuyện có thật. Nếu phải gửi bản gốc, dùng dịch vụ bưu chính có báo phát, chụp lại toàn bộ trước khi gửi. Nhiều việc chỉ cần bản sao chứng thực, không cần gửi bản gốc.
Khai địa chỉ quê theo tên cũ. Ghi "xã Hàm Cường, huyện Hàm Thuận Nam" trên tờ khai trực tuyến thì hệ thống không còn xã đó để chọn. Phải ghi xã Hàm Kiệm, tỉnh Lâm Đồng. Người đi xa lâu năm hay bị vướng chỗ này nhất.
Để giấy uỷ quyền quá chung chung hoặc hết hạn. Uỷ quyền "toàn quyền định đoạt" mà không nêu rõ tài sản dễ bị tổ chức công chứng, ngân hàng từ chối; uỷ quyền có thời hạn ngắn thì hết hạn giữa chừng khi hồ sơ đất kéo dài. Ghi rõ phạm vi và thời hạn đủ dài.
Câu hỏi thường gặp
Đang ở TP.HCM có chứng thực bản sao sổ đỏ của nhà ở Hàm Thuận được không?
Được. Chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc nơi có đất hay nơi cư trú; bạn mang bản chính đến UBND phường hoặc tổ chức hành nghề công chứng gần nơi ở. Bản sao chứng thực có giá trị sử dụng như bản chính trong các giao dịch.
Giấy uỷ quyền chỉ có chữ ký, không công chứng, dùng để sang tên đất được không?
Thường không được. Việc chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất thay người khác cần hợp đồng uỷ quyền được công chứng hoặc chứng thực theo quy định. Giấy uỷ quyền chứng thực chữ ký chỉ dùng cho việc đơn giản như nộp, nhận hồ sơ.
Nộp hồ sơ trực tuyến rồi có cần về quê nhận kết quả không?
Không bắt buộc. Khi nộp, bạn chọn hình thức nhận: tại xã, qua bưu điện hoặc bản điện tử. Chọn bưu điện thì kết quả được gửi đến địa chỉ bạn ghi; bạn trả cước theo bảng giá của bưu điện.
Ở nước ngoài muốn bán đất ở Hàm Thuận thì làm sao?
Bạn lập hợp đồng uỷ quyền tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, hoặc lập tại cơ quan có thẩm quyền ở nước đó rồi hợp pháp hoá lãnh sự và dịch sang tiếng Việt. Người nhận uỷ quyền ở Việt Nam dùng văn bản đó ký hợp đồng chuyển nhượng.
Có thể nhờ người khác đứng tên nộp hồ sơ trực tuyến cho mình không?
Một số thủ tục cho phép người khác nộp thay, khai thông tin người được làm thủ tục. Nhưng những việc cần xác thực ý chí như kết hôn, uỷ quyền đất đai thì không. Hãy dùng tài khoản của chính mình hoặc người thân tin cậy, không đưa tài khoản cho dịch vụ lạ.
Thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực là bao lâu?
Pháp luật không quy định thời hạn chung cho bản sao chứng thực; nó có giá trị như bản chính. Tuy nhiên, một số cơ quan, ngân hàng tự đặt yêu cầu bản sao được chứng thực trong một khoảng thời gian gần. Hỏi nơi nhận hồ sơ để làm cho đúng.