Khai sinh, kết hôn, khai tử của người dân vùng Hàm Thuận làm tại UBND xã, phường mới nơi cư trú, thông qua trung tâm phục vụ hành chính công hoặc trực tuyến. Khai sinh có thể làm liên thông một lần với đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi. Sổ hộ tịch của các xã, thị trấn cũ được chuyển về xã mới quản lý, nên muốn xin trích lục bản sao giấy cũ thì hỏi ở xã mới.
Từ khi bỏ cấp huyện, một số việc hộ tịch trước đây phải lên phòng tư pháp huyện, như đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài hay xác định lại dân tộc, được phân cấp lại. Phạm vi cụ thể theo văn bản phân cấp mới nhất, bạn nên kiểm trên cổng dịch vụ công trước khi làm hồ sơ phức tạp.
Bài này đi qua những việc hộ tịch một gia đình ở Hàm Thuận gặp nhiều nhất trong đời: sinh con, cưới vợ gả chồng, lo hậu sự cho người thân, rồi xin lại giấy tờ cũ thất lạc, sửa tên viết sai, và giấy xác nhận độc thân khi đi làm xa hay vay vốn.
Hộ tịch làm ở đâu sau khi ghép xã
Nguyên tắc chung là đăng ký tại UBND cấp xã nơi cư trú của người yêu cầu. Với khai sinh, đó là nơi cư trú của cha hoặc mẹ; với kết hôn, là nơi cư trú của một trong hai bên; với khai tử, là nơi cư trú cuối cùng của người chết hoặc nơi người đó chết. Vì nhiều xã cũ đã ghép lại, nơi cư trú bây giờ được hiểu theo xã mới: hộ ở Hàm Cần cũ đến UBND xã Hàm Thạnh, hộ ở Đông Tiến cũ đến UBND xã Đông Giang, hộ ở Thuận Minh cũ đến UBND xã Hàm Thuận.
Hồ sơ nộp ở trung tâm phục vụ hành chính công của xã, nơi cán bộ tư pháp – hộ tịch tiếp nhận hoặc phối hợp tiếp nhận. Nhiều thủ tục hộ tịch đã nộp được trên Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID; kết quả có thể là bản điện tử, kèm bản giấy nhận tại xã hoặc qua bưu điện.
Sổ hộ tịch giấy của các xã, thị trấn cũ, như sổ khai sinh của thị trấn Ma Lâm, xã Hàm Phú, xã Tân Thuận, đã được bàn giao cho xã mới kế thừa lưu trữ. Dữ liệu của những năm gần đây phần lớn đã nhập vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; những năm xa hơn, đặc biệt trước năm 2000, có thể chỉ còn sổ giấy hoặc chưa số hoá hết. Khi cần trích lục giấy cũ, nói rõ năm, nơi đăng ký ban đầu để cán bộ tra sổ nhanh.
Khai sinh cho con: các bước và liên thông
Theo Luật Hộ tịch, cha mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh. Cách làm thuận tiện nhất hiện nay:
- Giữ giấy chứng sinh do cơ sở y tế cấp. Con sinh tại nhà, trên đường đi bệnh viện hay ở trạm y tế xã thì cần văn bản xác nhận của người làm chứng hoặc giấy cam đoan việc sinh theo mẫu.
- Thống nhất họ, tên, quê quán, dân tộc cho con trước khi nộp, vì sửa sau rất mất công.
- Nộp trên Cổng Dịch vụ công hoặc VNeID theo nhóm thủ tục liên thông khai sinh – đăng ký thường trú – cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi, hoặc nộp trực tiếp tại trung tâm của xã.
- Nếu cha mẹ đã đăng ký kết hôn, thông tin kết hôn thường được tra trong cơ sở dữ liệu; nếu chưa đăng ký kết hôn, việc ghi tên cha cần làm thêm thủ tục nhận cha con.
- Nhận giấy khai sinh bản chính và bản sao trích lục; kiểm từng chữ, nhất là họ tên có dấu, ngày sinh, nơi sinh.
- Theo dõi thẻ bảo hiểm y tế của con trên VNeID hoặc nhận từ xã; số định danh cá nhân của trẻ được cấp ngay khi khai sinh.
Ở vùng Hàm Thuận, nhiều sản phụ sinh ở bệnh viện tại Phan Thiết, nên nơi sinh ghi trên giấy là phường thuộc Phan Thiết cũ, trong khi gia đình đăng ký khai sinh ở xã nơi mình ở như Hàm Liêm hay Hàm Kiệm. Điều này hoàn toàn bình thường: nơi sinh và nơi đăng ký khai sinh là hai thông tin khác nhau.
Quá hạn 60 ngày vẫn đăng ký được, gọi là đăng ký khai sinh quá hạn, nhưng có thể phải giải trình và chịu xử phạt hành chính theo quy định. Trẻ không có khai sinh sẽ vướng khi làm thẻ bảo hiểm, vào lớp một, nên đừng để lâu.
Đăng ký kết hôn: đăng ký trước hay sau đám cưới
Ở nông thôn Hàm Thuận, đám cưới vẫn là chuyện của hai họ, có nhà còn dựng rạp trong sân, trước ngõ, mời cả thôn. Nhưng về pháp lý, chỉ đăng ký kết hôn ở UBND xã mới tạo ra quan hệ vợ chồng. Nhiều cặp đãi tiệc rồi để đó, đến khi sinh con, mua đất, vay vốn hay có tranh chấp mới chạy đi đăng ký, lúc ấy nhiều việc đã rối.
Hai bên nam nữ cùng có mặt tại UBND xã nơi cư trú của một trong hai người, mang theo giấy tờ tuỳ thân. Nếu một bên cư trú ở nơi khác, ví dụ cô dâu ở Hàm Thắng, chú rể làm việc ở TP.HCM, có thể cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của bên ở nơi khác, trừ khi thông tin đó tra được trong cơ sở dữ liệu. Đăng ký kết hôn không cho uỷ quyền, phải đích thân hai người đến ký.
Kết hôn với người nước ngoài, ví dụ người Hàm Thuận lấy chồng Hàn Quốc, Đài Loan, hay cưới người nước ngoài làm việc ở các dự án năng lượng trong vùng, có hồ sơ riêng: giấy tờ của bên nước ngoài phải hợp pháp hoá lãnh sự, dịch công chứng, có thể có phỏng vấn. Trước đây việc này làm ở phòng tư pháp huyện; sau khi bỏ cấp huyện, nơi tiếp nhận đã thay đổi theo phân cấp mới. Bạn kiểm tra trên cổng dịch vụ công hoặc hỏi trung tâm của xã trước khi chuẩn bị giấy tờ từ nước ngoài, vì giấy tờ hợp pháp hoá có thời hạn.
Khai tử và những việc sau đó
Khi trong nhà có người mất, giữa lúc lo tang lễ, gia đình thường quên rằng việc đăng ký khai tử có thời hạn theo luật, tính từ ngày người đó mất. Người đi khai là thân nhân, hoặc đại diện cơ sở y tế, chủ nhà nơi người đó chết. Giấy tờ cần có là giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế, như xác nhận của trưởng thôn, công an khu vực khi người già mất tại nhà.
Giấy trích lục khai tử là giấy nền cho nhiều thủ tục sau: khai thừa kế đất vườn, nhà cửa; rút tiền gửi; giải quyết chế độ tử tuất bảo hiểm xã hội, trợ cấp mai táng cho người có công, người cao tuổi; xoá đăng ký thường trú. Nên xin nhiều bản sao trích lục ngay một lần, vì mỗi thủ tục thường giữ lại một bản.
Ở vùng biển Tân Thành, Thuận Quý, có những trường hợp ngư dân mất tích trên biển. Việc khai tử cho người mất tích phải qua thủ tục toà án tuyên bố là đã chết, không làm như khai tử thông thường. Gia đình nên được tư vấn pháp lý tại xã hoặc trợ giúp pháp lý nhà nước để biết trình tự.
Giấy cũ thất lạc, viết sai: trích lục, cải chính, đăng ký lại
Mất bản chính giấy khai sinh. Không cấp lại bản chính, nhưng xin được bản sao trích lục từ sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu. Nếu sổ gốc cũng không còn, như một số sổ của những năm đầu sau giải phóng ở các xã vùng núi bị hư hỏng, có thể làm thủ tục đăng ký lại khai sinh.
Tên, ngày sinh viết sai hoặc khác giữa các giấy. Đây là chuyện rất phổ biến với người sinh trong những năm tám mươi, chín mươi: khai sinh một kiểu, học bạ một kiểu, sổ hộ khẩu cũ một kiểu. Muốn sửa phải làm thủ tục cải chính hộ tịch, có căn cứ chứng minh. Nên sửa trước khi làm căn cước, sổ đỏ, kẻo các giấy sau tiếp tục mang lỗi.
Xác nhận tình trạng hôn nhân. Cần khi kết hôn ở nơi khác, mua bán tài sản, vay vốn ngân hàng, đi làm việc ở nước ngoài. Giấy có thời hạn sử dụng và ghi rõ mục đích; mỗi mục đích một giấy. Xin ở UBND xã nơi thường trú hoặc trực tuyến.
Thay đổi họ, tên, xác định lại dân tộc. Có điều kiện theo Bộ luật Dân sự và Luật Hộ tịch, ví dụ con theo họ mẹ chuyển sang họ cha, xác định lại dân tộc theo cha hoặc mẹ. Thẩm quyền đã có thay đổi khi bỏ cấp huyện, cần kiểm nơi tiếp nhận.
Những trường hợp riêng ở thôn xa và vùng cao
Ở các thôn vùng núi thuộc xã La Dạ, xã Đông Giang hay những thôn xa trung tâm của xã Hồng Sơn, vẫn còn những ca sinh tại nhà hoặc trên đường đến trạm y tế. Không có giấy chứng sinh không có nghĩa là không khai sinh được: người làm chứng việc sinh viết văn bản xác nhận, hoặc cha mẹ làm giấy cam đoan theo mẫu, rồi nộp như bình thường. Cán bộ tư pháp xã nhiều nơi đi đến thôn theo đợt để hướng dẫn và nhận hồ sơ, nên gia đình có thể hỏi trưởng thôn về lịch.
Với đồng bào dân tộc thiểu số, họ tên con có thể đặt theo phong tục của dân tộc mình, viết bằng chữ cái tiếng Việt; dân tộc của con xác định theo dân tộc của cha hoặc mẹ theo thoả thuận. Cán bộ hộ tịch không được tự ý sửa tên cho "dễ đọc". Nếu gia đình muốn ghi tên theo cách riêng, nói rõ ngay khi khai để ghi đúng, tránh phải cải chính về sau.
Những việc ít gặp hơn như nhận cha, mẹ, con; khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi; ghi chú vào sổ hộ tịch việc kết hôn, ly hôn đã làm ở nước ngoài, đều có thủ tục riêng và cần giấy tờ chứng minh chặt chẽ. Với những việc này, nên đến hỏi trực tiếp cán bộ tư pháp – hộ tịch của xã, nhờ ghi phiếu hướng dẫn thành phần hồ sơ, rồi mới chuẩn bị giấy tờ. Trợ giúp pháp lý nhà nước của tỉnh cũng hỗ trợ miễn phí cho một số đối tượng như hộ nghèo, người dân tộc thiểu số ở vùng khó khăn.
Câu hỏi thường gặp
Sinh con ở bệnh viện tại Phan Thiết thì về xã nào ở Hàm Thuận đăng ký khai sinh?
Đăng ký ở UBND xã, phường nơi cha hoặc mẹ đang cư trú, ví dụ xã Hàm Liêm hay xã Hàm Kiệm. Giấy chứng sinh của bệnh viện ghi nơi sinh; nơi đăng ký là nơi cư trú. Nếu muốn, bạn cũng có thể nộp trực tuyến để khỏi đi lại khi mẹ còn ở cữ.
Giấy khai sinh ghi UBND thị trấn Ma Lâm, nay xin bản sao ở đâu?
Thị trấn Ma Lâm cũ nay thuộc xã Hàm Thuận, sổ hộ tịch được bàn giao cho xã mới. Bạn xin trích lục bản sao ở trung tâm phục vụ hành chính công xã Hàm Thuận hoặc trực tuyến; nhiều trường hợp có thể xin ở bất kỳ cơ quan đăng ký hộ tịch nào nếu dữ liệu đã số hoá.
Đăng ký kết hôn có mất phí không?
Đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú trong nước được miễn lệ phí theo quy định. Kết hôn có yếu tố nước ngoài có lệ phí riêng. Trích lục bản sao có thể thu phí theo mức Hội đồng nhân dân tỉnh quy định, xem niêm yết tại xã.
Hai vợ chồng chỉ làm đám cưới, chưa đăng ký kết hôn, con sinh ra khai sinh thế nào?
Vẫn khai sinh được, nhưng phần tên cha cần kết hợp thủ tục nhận cha con, có giấy tờ chứng minh hoặc cam đoan theo quy định. Cách gọn nhất là hai người đi đăng ký kết hôn trước khi khai sinh cho con, nếu đủ điều kiện.
Người già trong nhà không có giấy khai sinh, chỉ có căn cước thì có sao không?
Đời sống hằng ngày không vướng, nhưng khi làm thừa kế, cải chính thông tin hay một số chế độ, có thể cần giấy khai sinh. Khi đó làm thủ tục đăng ký lại khai sinh ở xã nơi cư trú, dựa vào căn cước, sổ hộ khẩu cũ, học bạ hoặc giấy tờ khác có thông tin.
Người thân mất ở TP.HCM, đưa về quê Hàm Thuận an táng, khai tử ở đâu?
Có thể khai tử ở nơi cư trú cuối cùng của người đó hoặc nơi người đó chết. Nhiều gia đình chọn làm luôn ở nơi mất để có giấy trước khi đưa về quê, hoặc làm ở xã quê sau tang lễ. Mang giấy báo tử của bệnh viện hoặc giấy tờ thay thế.